5.5 IMPLANTACIÓN PARA UNA BUENA COMUNICACIÓN EN NA ORGANIZACIÓN

En toda organización sería interesante y efectivo a la vez, implantar las siguientes ideas básicas para promover las comunicaciones fuertes:

● Material formal de la empresa: Asegúrese que cada empleado reciba y lea : el plan de la empresa, el manual del empleado, los objetivos de la organización, descripción detallada de su cargo...

● Evaluación anual: Todo empleado debe ser evaluado almenos una vez al año. En dicha evaluación se deberá dejar claros los objetivos para el nuevo año, la actualización de la descripción del cargo, los logros y los fallos, necesidades de mejora y los planes futuros para asumir los nuevos objetivos.

● Reporte semanal: haga que los empleados escriban y entreguen a sus supervisores un reporte de estatuas semanal, que incluya las tareas realizadas, las planificadas para la semana siguiente y cualquier asunto pendiente. El reporte debe tener la fecha de elaboración, y debe ser guardado por el supervisor y por el empleado a los cuales les servirá para efectos de planificación, evaluación y reflexión.

● Reunión mensual con todos los empleados: Sería conveniente reunir a todos los empleados una vez al mes para revisar la condición general de la empresa, comentar y celebrar los éxitos recientes, comentar y decidir acciones respecto a los fracasos o fallos y principalmente para crear un ambiente que estimule las relaciones entre empleados y el trabajo en equipo.

● Reunión semanal o quincenal: Se deberían reunir los componentes de una organización regularmente aunque no hayan temas específicos por tratar de esta forma se elimina la mala costumbre de reunirse solamente cuando existen algún tipo de problema.

● Reuniones uno a uno: Es interesante que los supervisores se reúnan cara a cara con el empleado para revisar la situación laboral general de este, hacer y solicitar el feed-back, planificar su carrera...

● Feed-back: Estimule a los empleados y gerentes a criticar en forma constructiva asegurándose que todo lo que se comunique es tomado en cuenta y que los problemas son corregidos y mejorados.

● Otras formas de comunicar: No solo se trataran los asuntos en formas de reuniones ya que existen otros mecanismos como: carteleras, correo electrónico, audio, videoconferencia...

5.4 NIVELES DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

Existen diversos niveles de comunicación dependiendo del sentido de esta y su grado de manifestarse directamente:

● Nivel uno: La comunicación más directa y más eficaz, se produce en situaciones en las que las personas se encuentran cara a cara en una comunicación de doble sentido. Aquí los símbolos verbales y no verbales son claros para ambas partes y posibilita la retroinformación instantánea.

● Nivel dos: Aquí la comunicación es de doble sentido pero no es cara a cara. Aunque es posible la retroinformación las señales no verbales no son aparentes.

● Nivel tres: Resulta el nivel menos eficaz de comunicación. Es en un solo sentido, y en empresas se desarrolla por escrito, no existe retroinformación ni las señales verbales.

5.3 COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL INFORMAL

Este estilo de relaciones está basada en la espontaneidad, no en la jerarquía, surge de la interacción social entre los miembros y el desarrollo del afecto o amistad entre las personas.

La comunicación informal puede beneficiar o perjudicar a las empresas, según como se emplee.

De forma positiva, ayuda a la cohesión del grupo y a dar retroinformación sobre diferentes aspectos del trabajo realizado. Este tipo de comunicación aporta incuestionables beneficios a las personas implicadas en ellas y son útiles a la organización. Pensemos en la comunicación que se desarrolla en el contexto de grupos informales en términos de refuerzo de la cohesión grupal, o para generar y fortalecer la cultura de la organización, o como medio para aclarar comunicaciones formales ambiguas o deficientes.

De forma negativa, el rumor o chisme, es un distorsionador de la productividad y no ayuda, solo demora y perjudica a las personas y a la organización. Allport y Postman lo definen como enunciado ligado a los acontecimientos cotidianos, destinado a ser creído, transmitido de una persona a la otra, sin que existan datos concretos que permitan establecer su exactitud. Las disfunciones se producen cuando la cohesión se desarrolla en torno a las normas contrarias a las pautas establecidas o cuando estas comunicaciones se traducen en rumorología y dan lugar a un conocimiento generalizado y erróneo sobre temas que afectan a la organización o sobre Incidencias personales de sus miembros. Estos rumores se hacen especialmente peligrosos a causa de: los procesos de distorsión a que están expuestos, a la extrema rapidez con que circulan y el gran tamaño de la audiencia y su capacidad de convencimiento y credibilidad.

5.2 COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL FORMAL

La acción coordinada y el trabajo en equipo contribuirán a lograr los objetivos estratégicos.

Los procesos de comunicación permiten a al organización mantener la coordinación entre sus distintas partes y alcanzar así su característica esencial: la de ser un sistema (Katz y Khan, 1986).

La comunicación es además un instrumento de cambio ya que permite la introducción, difusión, aceptación e interiorización de los nuevos valores y pautas de gestión que acompañan el desarrollo organizacional.. Los trabajadores a su vez necesitan estar informados para sentirse parte activa de la organización y que la participación reciba el adecuado reconocimiento, de este modo la comunicación al Incrementar la posibilidad de participación, favorecer las iniciativas y movilizar la creatividad se convierte en un factor de integración, motivación y desarrollo personal.

Todo ello contribuirá a una mejora de la calidad de vida laboral y a la calidad del producto ofrecido en la organización, así que en la búsqueda de la Calidad Total aparece como elemento fundamental de partida: la comunicación. La buena gestión de una comunicación interna debe alcanzar un objetivo básico: cubrir las necesidades de comunicación que presentan los individuos o grupos que conforman la organización.

La comunicación efectiva entre los empleados es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier organización, la comunicación debe fluir en todos los sentidos:

• Comunicación descendente (De la dirección o gerencia hacia el personal): los gerentes y supervisores deben asegurarse que los empleados que les reportan cuenten con la información necesaria para hacer su trabajo de forma efectiva.

• Comunicación ascendente (Del personal hacia la dirección, gerencia presidencia de la empresa): Los gerentes deben asegurarse que los empleados cuenten con los mecanismos y se vean obligados a mantenerlos informados acerca de los 
asuntos organizacionales y de negocios.


• Comunicación horizontal (Entre personal de igual jerarquía): Este tipo de comunicación fluye entre los miembros de la organización que se encuentran en el mismo nivel de jerarquía. La comunicación entre compañeros tiende a basarse en el entendimiento mutuo y debido a que una comunicaciones continuadas forman la solidaridad del grupo, los grupos de trabajo dan una respuesta colectiva a los problemas.

5.1 COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL INTERNA

La comunicación organizacional es aquella que instauran las instituciones y forman parte de su cultura o de sus normas. En las empresas existe la comunicación formal e informal.

UNIDAD 5

EL PROCESO DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

4.5 PROCESOS DE COMPOSICIÓN DE UN TEXTO

Los grandes componentes que determinan el proceso de composición escrita son tres: el conocimiento almacenado en la memoria a largo plazo del escritor, el contexto de producción del texto y los propios procesos mentales que hacen posible la expresión escrita.


La memoria a largo plazo (MLP).
La persona que intenta escribir tiene almacenados en su memoria una serie de conocimientos para su propósito, que le permitirá adoptar la perspectiva de los lectores potenciales o el conocimiento del lenguaje escrito y sus convenciones.

El contexto de producción del texto.

Está modulado por los objetivos de la escritura e incluye los aspectos motivacionales, las características de la audiencia y la interpretación de la tarea que hace el escritor. En función de todos ellos, el texto que se va produciendo, se está reelaborando continuamente hasta su versión final.

Los procesos de expresión escrita.
Son los procesos y operaciones concretas que lleva a cabo el escritor, en los que influyen todos los factores citados anteriormente. En relación con este último aspecto, se proponen tres procesos básicos de producción de la escritura:

Proceso de planificación

 Consiste en la búsqueda de ideas e información y elaboración de un plan de escritura, integrado por establecimientos de metas y objetivos generales, generalización de ideas o del contenido y organización. Las preguntas a las que quien escribe trata de responder con este tipo de procesos son:



Ø Qué se va decir.

Ø Cómo se va a decir.

Ø Qué aspectos se van a resaltar y cuáles serán de carácter secundario.

Ø Quién va leer lo escrito.

Ø Qué fin se persigue.

Ø Qué sabe el potencial lector del tema sobre el que se escribe.

 Proceso de textualización: 

Consiste en convertir las ideas en palabras, en producir el discurso planificado por lo que implica la concreción y el desarrollo de la secuencia de palabras que servirán para expresar las ideas, incluye los procesos grafomotores, sintácticos, léxicos, semánticos, textuales y contextuales.

Proceso de revisión

 Consiste en mejorar el texto hasta que toma su forma definitiva. Implica la evaluación y revisión del texto, el análisis de las metas e ideas que todavía no se han trasladado al papel y supone la detección y corrección de errores, precisar y comprobar la coherencia de las ideas. Tiene dos subprocesos: edición y lectura de texto, reedición y nuevas revisiones.